GTD без мистики: как разгрузить голову и перестать всё помнить

В три часа ночи вы вспоминаете, что так и не ответили подрядчику насчёт бани. Вставать лень, записать некуда, и вы лежите и повторяете про себя: «подрядчик, подрядчик». К утру, конечно, всё забыто.

Дэвид Аллен построил на этом наблюдении целую методику и в 2001 году описал её в книге Getting Things Done. Мысль у него простая: голова хорошо придумывает и плохо хранит. Любое обещание, которое вы держите в памяти, понемногу отъедает внимание и будет отъедать, пока не окажется записано там, куда вы точно заглянете.

Весь GTD отвечает на один вопрос: куда положить дело, чтобы до нужного момента о нём можно было спокойно не думать. Что стало бы с этой ночной мыслью, живи вы по его методике?

Ночью: записать и уснуть

Та же ночь, но по Аллену. Вы дотягиваетесь до телефона, пишете во «Входящие» одно слово, «подрядчик», и засыпаете. В книге это называется сбором: всё, что зацепило внимание, сразу попадает во «Входящие», пока не забылось. Днём вы так же поступаете с мыслью, которая пришла в душе, с просьбой коллеги в коридоре и со счётом из почтового ящика.

Сортировать и красиво формулировать в этот момент не нужно. «Мама, день рождения» уже годится: записке надо всего лишь дожить до утра. Важно только, чтобы таких «входящих» было мало: почта, приложение или блокнот, лоток для бумаг. Когда их десять, в половину вы перестаёте заглядывать, и записанное там пропадает не хуже незаписанного.

Утром: решить, что это такое

Утром во «Входящих» лежит «подрядчик», а под ним вчерашнее «Витя про доски». Раз в день-два вы берёте такие записи по одной, сверху вниз, и про каждую спрашиваете: что это и надо ли с этим что-то делать? Вернуть запись обратно во «Входящие» нельзя. Правило жёсткое, потому что иначе «Входящие» превращаются в склад отложенного. Аллен называет этот шаг обработкой.

«Подрядчик» на поверку оказывается делом на минуту: ответить, что вторник подходит, пусть приезжает на замер. На такой случай есть правило двух минут. Если дело короче, сделайте его прямо сейчас: записать его и потом найти выйдет дольше. Вы отвечаете, и подрядчик обещает после замера прислать смету к пятнице. Теперь уже не он ждёт вас, а вы его. Держать в голове не нужно и это, поэтому вы пишете в лист ожидания: «смета от подрядчика, обещал к пятнице».

С Витей сложнее. «Витя про доски» ещё не задача, а только напоминание о ней, и глядя на такую запись, вы всякий раз будете вспоминать, чего хотели. Поэтому при разборе записывают следующее конкретное действие: «позвонить Вите, узнать цену за куб». По такой строчке можно сразу звонить, и она отправляется в «Следующие действия». А доски нужны для бани, до которой явно больше одного звонка, так что сама баня ложится в проекты. Разложить разобранное по местам — третий шаг, организация.

Семь мест, куда может лечь дело

За одно утро мы встретили четыре списка из семи. Остальные три появляются так же буднично. Замер во вторник в десять уходит в календарь. Мечта о купели рядом с баней отправляется в «Когда-нибудь». Паспорт печи, который пригодится через год, лежит в справочнике.

Есть и восьмое место, корзина, и туда уходит добрая половина записей: утром многое из записанного накануне оказывается ненужным.

Осторожнее всего стоит обходиться с календарём. В него тянет вписать и то, что вы просто хотели бы успеть во вторник. Но если запись можно перенести на среду и ничего не случится, её место в списке действий. Календарь, в котором половина записей необязательна, быстро перестаёт быть календарём: вы больше ему не верите.

Днём: выбрать, чем заняться

В обед у вас пять минут и телефон в руке. Следующие действия обычно делят по контекстам, то есть по условиям, в которых их можно сделать: «за компьютером», «звонки», «в городе», «дома». Вы открываете «Звонки», первым там стоит Витя, и через три минуты вы знаете цену за куб. Вечером, у строительного рынка, тот же приём покажет вам три покупки для бани без сорока рабочих писем вперемешку.

Аллен советует выбирать дело по четырём признакам, причём именно в таком порядке: где вы находитесь, сколько у вас времени, сколько осталось сил и только потом что важнее. Порядок кажется странным, пока не попробуешь. От самого важного дела мало толку, если для него нужен компьютер, а вы стоите в очереди за досками.

В пятницу: обзор

Списки, в которые не смотрят, перестают работать за пару недель. Календарь и действия вы и так видите каждый день, а всю систему целиком нужно просматривать раз в неделю. Чаще всего для этого выбирают пятницу после обеда и отводят час.

За этот час вы доходите до листа ожидания, а там подрядчик: пятница, сметы нет. Всю неделю вы о ней не вспоминали, за вас помнил список, и вам остаётся написать одно сообщение. Остальное время уходит на то же самое с другими списками: разобрать входящие до нуля вместе с почтой и бумажками из карманов, посмотреть календарь на две недели назад и на две вперёд, проверить, что у каждого проекта есть следующее действие, и перечитать «Когда-нибудь».

Аллен считает обзор главной привычкой методики: GTD почти всегда бросают те, кто сначала бросил обзор. А после него вы знаете, что ничего не упущено, и в три часа ночи спите.

Вся методика на одной схеме

Весь этот путь помещается на одной схеме, и читается она сверху вниз. Наверху ночь и день, когда во «Входящие» падает всё подряд. Посередине утро с двумя вопросами, «что это?» и «требует ли это действия?», после которых записи расходятся по спискам. Внизу обеденные пять минут, когда вы выбираете, чем заняться. Схема сделана по мотивам GTD Workflow Map компании Дэвида Аллена.

В первом издании книги эти остановки названы так: сбор, обработка, организация, обзор, действие. Слова казённые, привычки обычные.

Где обычно спотыкаются

Первым сдаётся утренний разбор. Собирать нравится: записал и свободен. Разбирать труднее, потому что над каждой строчкой приходится что-то решать. Через месяц во «Входящих» лежит триста строк, и это уже второй почтовый ящик, в который страшно заходить.

Вторая беда — строчки вроде «налоги» и «ремонт», тот же «Витя про доски». Глядя на такую, приходится соображать, с чего начать, и рука сама тянется к чему-нибудь попроще.

С чего начать сегодня

Найдите полчаса и выпишите из головы всё, что там висит: рабочее, домашнее, давние «надо бы». Разбирать пока не нужно. Список выйдет длиннее, чем вы ждёте, и уже от этого станет легче.

Завтра пройдите по нему со схемой, строчка за строчкой. А первый обзор поставьте в календарь на ближайшую пятницу. Это как раз тот случай, когда записи в календаре самое место.